AUFGABEN PRIORISIEREN LIKE A PRO

Wer kennt es nicht. Es ist so viel zu tun und der Tag hat nur 24 Stunden. Kaum hast du eine Aufgabe abgehakt, schreibst du schon die nächsten 3 ToDo’s auf und deine Liste wird immer länger anstatt kürzer.

Du weißt gar nicht mit was du zuerst anfangen sollst und als ob das schon nicht schlimm genug wäre, sind die meisten Aufgaben „Eat the Frog“-Aufgaben, auf die man absolut keine Lust hat.

Ich kann dir leider keine Eierlegendewollmilchsau-Lösung anbieten, denn den Teil mit dem Aufgaben erledigen und dir dafür in den Hintern treten, musst du leider immer noch selbst machen.

Aber ich kann dir 2 einfache Möglichkeiten zeigen, wie du deinen Aufgaben-Berg priorisieren kannst und so die Dinge tust, die dich wirklich voranbringen.

1. DIE 80/20 REGEL

Das allseits beliebte Pareto-Prinzip besagt, dass für alle Dinge vom Grundprinzip die 80/20 Regel gilt. Was bedeutet, eine kleine Anzahl von Dingen hat eine große Auswirkung und der Rest ist eher ineffektiv.

Zum Beispiel:

  • 
20% der Kunden, bringen 80% des Umsatzes
  • 80% des Umsatzes, werden mit 20% der Produkte erwirtschaftet
  • 80% der Aufgaben, dauern 20% der Zeit

und so weiter. Ich denke du verstehst worum es geht.

Dieses Prinzip lässt sich auch auf unsere täglichen ToDos anwenden. Wenn man das Pareto-Prinzip also darauf anwendet bedeutet das, dass uns 20% der Aufgaben, 80% des Erfolgs bringen.

Das bedeutet, hast du 10 ToDo’s auf deiner Liste stehen, bringen dich gerade mal 2 davon wirklich weiter, die restlichen 8, also die restlichen 80%, sind nur „Beiwerk“ das uns 20% des Erfolges bringt.

Ich finde das klingt im ersten Moment ein wenig erschreckend und einfach zugleich.

Die Herausforderung besteht allerdings darin, diese 2 Aufgaben zu definieren/finden, die 80% des Erfolges erzielen.

Am einfachsten ist es, wenn du dir alle Aufgaben des Tages auf ein Blatt schreibst und dann ihren Nutzen bewertest.
Am besten legst du dir dafür eine Skala von 1 – 10 an.

Wichtig: Du kannst den Nutzen deiner Aufgaben nur bewerten wenn du weißt, zu welchem Ziel sie dich führen sollen! Sei dir also immer im klaren darüber, was du erreichen willst.

Aufgaben priorisieren pareto prinzip

Wenn du deine 20% gefunden hast, heißt es Arsch zusammenkneifen und los legen. Definieren ist die eine Sache, jetzt musst du diese Aufgaben auch umsetzen.

2. DIE EISENHOWER-MATRIX

Eine weitere Möglichkeit deine Aufgaben zu priorisieren und weiter zu unterteilen bietet das Eisenhower-Prinzip.

Ziel ist es, deine Aufgaben in 4 Kategorien zu unterteilen. Dieses Mal bewertest du die Aufgaben danach, ob wie wichtig und dringend sind.

Die Aufteilung ist wie folgt:

  • Wichtig und dringend: Diese Aufgaben erledigst du sofort selber.
  • Wichtig aber nicht dringend: Für diese Aufgaben legst du einen Termin fest und erledigst sie dann.
  • Nicht wichtig und dringend: Diese Aufgaben kannst du an jemand anderen weiter delegieren.
  • Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben kommen auf eine Warteliste, bis sich ihr Status ändert oder du mal Zeit über hast, sie zu erledigen.
Aufgaben priorisieren eisenhower matrix

Die meisten Aufgaben und auch die, die dir 80% des Erfolges bringen, werden Wahrscheinlich in das Feld „wichtig aber nicht dringend“ fallen. Ganz wichtig für diese Aufgaben ist, dass du einen festen Termin findest und diese Aufgaben an dem Tag auch abarbeitest!

Verabschieden kannst du dich schonmal von den Aufgaben im Feld „nicht wichtig und nicht dringend“. Es ist gut wenn du sie irgendwo stehen hast, aber diese Aufgaben haben weder Priorität, noch sind sie welche, die dich deinem Ziel näher bringen. Das sind höchstens Aufgaben die man dann macht, wenn man gerade nichts anderes zu tun hat oder sich deren Priorität ändert.

So ähnlich wie die Eisenhower-Matrix ist auch die Prio-Liste hier im Shop aufgebaut.

Die 4 verschiedenen Kategorien bieten dir die Möglichkeit, deine Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren und verschaffen dir so einen Überblick darüber, was wichtig ist und was nicht.

Prio-Liste

Produktiv arbeiten

Hast du deine Aufgaben erfolgreich priorisiert, solltest du sie jetzt auch abarbeiten. Wie du es schaffst produktiver zu werden, zeige ich dir in meiner Challenge vom 24.9 – 28.9.2018.

Du bekommst jeden Tag eine Aufgabe an die Hand gelegt die dich dabei unterstützt, langfristig produktiver zu arbeiten.

Wenn du Lust hast bei der Challenge mitzumachen, dann melde dich hier an:
https://businesszeug.com/produktiver-werden-challenge/

Hast du weitere Tipps, wie du deine Aufgaben priorisierst?

Lass es uns in den Kommentaren wissen.