4 Techniken, um deine Produktivität zu verbessern

Zeit hätten wir genug, aber wir lassen sie uns allzu leicht stehlen – und sind noch stolz darauf, keine Zeit zu haben.“ – Ernst Ferstl

Diesen Blog-Artikel fange ich mit einem Zitat an und zwar aus dem Grund, weil es genau das Ausdrückt, was leider „modern“ in unserer Gesellschaft geworden ist.

Jemand der keine Zeit hat, ist in unseren Augen hoch angesehen, denn er schafft ja viel.

Korrigiere mich gerne wenn ich falsch liege aber ich selbst habe die Erfahrung gemacht, sobald ich Zeit habe, weil ich sie mir zB nehme, und mich dafür entscheide kein Stress bei der Arbeit zu haben, denken die Leute von mir, dass ich als Selbstständige nichts arbeite.

Ich drehe mich quasi ein mal im Bett rum und habe 10.000 € verdient. Oder auch nicht und drehe den ganzen Tag nur Däumchen.

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Zeit ist neben Gesundheit eine der kostbarsten Ressourcen die wir haben. Fangen wir also an Zeit sinnvoll zu nutzen. Und nein, du musst keine 8.000 Stunden am Tag ausschließlich für dein Business und deine Arbeit aufbringen wenn du weißt, wie du deine vorhandene Zeit produktiver gestalten kannst.

Ich sage nicht, dass du nicht hart arbeiten sollst/musst. Das musst du als Selbstständige so oder so.

ABER wichtig ist, dass du auch sinnvoll arbeitest und deine Zeit sinnvoll einteilst bzw. deinen Arbeitsalltag so strukturierst, dass du mehr schaffst, mit weniger oder gleich bleibendem Zeiteinsatz!

So bleibt dir am Ende vom Tag immer noch genug Zeit um dich auszuruhen oder mit deinen Lieblingsmenschen etwas zu unternehmen.

1. Parkinsonsche Gesetz

Dieses Gesetzt kennst du mit Sicherheit nicht mit Namen, hast es aber bestimmt schon das ein oder andere Mal an dir selbst beobachtet.

Das Gesetzt, ich würde es fast schon als Naturgesetzt bezeichnen, besagt folgendes:

„Work expands so as to fill the time available for its completion.”

Auf Deutsch:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

Das bedeutet, hast du dir für eine Arbeit 60 Minuten Zeit gesetzt, wirst du auch die vollen 60 Minuten brauchen.
Wenn du dir für die selbe Aufgabe 45 Minuten Zeit nimmst, wirst du die Aufgabe auch in 45 Minuten schaffen.

Natürlich ist es nicht schlimm, wenn du dann doch ein wenig länger für die Aufgabe brauchst aber dieser „Zeitdruck“ spornt dich an und lässt dich fokussierter und produktiver arbeiten.

Versuche bei deiner nächsten Aufgabe dein Zeitlimit etwas zu verkürzen.
Achte dabei aber darauf, dass es keine unrealistischen Zeiten werden.

Das Zeit verkürzen hat zum einen den Vorteil, dass du mehr Aufgaben schaffst, es zwingt dich aber auch dazu, deine Arbeitsprozesse zu optimieren und gegebenenfalls zu automatisieren.

Sieh es als eine kleine Challenge an dich selbst. Wie kannst du es schaffen, die Aufgabe für die du sonst 60 Minuten brauchst, in nur 45 Minuten oder sogar nur 30 Minuten zu erledigen?

2. 60-60-30

Das Gehirn hat einen Rhythmus und die 60-60-30 Methode entspricht diesem Rhythmus ziemlich gut.

Diese Methode ist der Wechsel zwischen fokussierter Arbeit und Entspannung.

Die erste 60 steht für 55 Minuten fokussierte Arbeit und anschließend 5 Minuten Pause.
Die zweite 60 steht für 60 Minuten fokussierte Arbeit.
Die 30 steht für 30 Minuten Pause.

Überlege dir, welche Aufgabe(n) du in den 60-60 Zyklen erledigen willst und lege diese genau fest. Das ist wichtig, damit du dich auch wirklich konzentrierst. Damit das klappt, schalte am besten alle Ablenkungen wie Benachrichtigungen etc. aus.

Sind die 120 Minuten um, mache eine 30 minütige Pause.

Ehrlich gesagt ist das der schwerste Teil der ganzen Methode. Nach „nur“ 2 Stunden, 30 Minuten Pause machen.
Dein Gehirn braucht aber diese Zeit um sich zu „regenerieren“.

Esse was, bewege dich ein bisschen, setze dich auf deinen Balkon, lauf draußen rum, Meditiere und tu alles, was nicht mit der Arbeit zu tun hat und wobei du nicht wirklich denken musst.

Was du nicht tun solltest ist eine Folge deiner Lieblingsserie schauen. Serien und Filme anschauen entspannt dich nicht, sondern lenkt dich einfach nur ab. Wenn du das in den 30 Minuten machst, wird dein Gehirn danach nicht wirklich regeneriert sein.

Versuche einen oder zwei 60-60-30 Blöcke in deinen Arbeitsalltag einzubauen und du wirst sehen, wie viel du auf einmal schaffst.

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3. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik scheint eine der bekanntesten Techniken zu sein, seinen Arbeitsalltag zu strukturieren.

Sie funktioniert vom Prinzip her genau wie die 60-60-30 Methode. Ein Wechsel zwischen fokussierter Arbeit und Entspannung.

Ein Arbeitsblock der Pomodoro-Technik sieht folgendermaßen aus:

25-5-25-5-25-5-25-30

Die Pomodoro-Technik funktioniert folgendermaßen:

  1. Schreibe dir alle Aufgaben auf, die im kommenden Arbeitsblock erledigen willst.
  2. Stelle einen Timer auf 25 Minuten und arbeite in dieser Zeit fokussiert an deinen Aufgaben.
  3. Nach 25 Minuten machst du genau 5 Minuten Pause.
  4. Nach 4 x 25 Minuten machst du 20 – 30 Minuten Pause.

Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn du viele kleine Aufgaben zu erledigen hast.

Im App-Store und Pay-Store gibt es Apps mit der Pomodoro-Technik.

Auch hier ist es wichtig, dass du dich in der großen Pause bewegst, dir Essen machst, Meditierst oder sonstiges. Hauptsache es hat nichts mit der Arbeit zu tun und du schaust keine Serien und Filme.

Was auch ziemlich gut funktioniert ist die 60-60-30 Methode und die Pomodoro-Technik zu kombinieren. Vormittags zB 60-60-30, nachmittags Pomodoro.

4. Deine innere Uhr 

Jetzt wirds ganz speziell. Ich habe dir ja gesagt, dass die 60-60-30 Methode so ziemlich dem Rhythmus des Gehirns entspricht.

Dennoch gibt es Phasen am Tag, an denen du dich maximal konzentrieren kannst und andere Phasen, in denen du nur wie ein geistloser Körper vor deinem PC herumlungerst.

Um die oben genannten Techniken für dich am sinnvollsten anzuwenden ist es hilfreich, wenn du deine Hochs und Tiefs kennst, bzw. deinen eigenen Biorhythmus.

Das ist gar nicht so schwer wie du denkst.

Ich habe eine Tabelle für dich, die du dir kostenlos herunterladen kannst. Drucke diese Tabelle aus oder öffne sie in Excel oder Numbers.

Jetzt trägst du jede volle Stunde auf einer Skala von 1-10 ein, wie du dich fühlst.
10 ist dabei maximale Konzentration und 1 ist der geistlose Körper.

Mache das an ein paar Tagen hintereinander und du wirst sehen wie dein natürlich Rhythmus ist. Du kannst das alle paar Wochen/Monate an einem Tag wiederholen.

Das hilft dir in Zukunft, dich noch besser zu organisieren und wichtige Aufgaben auf deine Hochs zu legen, weniger wichtige und die klassischen Abarbeiten-Aufgaben auf deine Tiefs.

Produktiver arbeiten kommt nicht von heute auf morgen. Es ist eine ständige Verbesserung und Optimierung vorhandener Gewohnheiten und Routinen und bei jedem ist das so unterschiedlich ein Fingerabdruck.

Was für mich funktioniert heißt nicht, dass es für dich auch gut funktioniert und umgekehrt.

Es liegt an dir herauszufinden, mit welchen Methoden du deine Produktivität verbessern kannst.

Zeit ist begrenzt, deshalb sollten wir sie als Selbstständige, gerade während unserer Arbeit, sinnvoll und produktiv nutzen.

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Wie teilst du dir deinen Arbeitsalltag ein?

Erzähle es uns in den Kommentaren.